Ny bogføringslov - opdaterede frister for krav om digital bogføring

This article is available in English

New Bookkeeping Act – requirements for digital bookkeeping

Læs artiklen her

 

BEMÆRK: Selskaber med kalenderårsregnskab, som bruger et standard bogføringssystem, skal bogføre digitalt pr. 1. januar 2025.

Bogføringsloven trådte for de fleste bestemmelsers vedkommende i kraft den 1. juli 2022 med virkning fra denne dato. Lovens krav til digitale bogføringssystemer træder løbende i kraft over de kommende år. Herunder er opridses den opdaterede tidsplan, som den ser ud nu. Bemærk at datoerne for virksomheders digitale bogføring er ikke endeligt fastsat endnu, og vi kan derfor kun oplyse om den forventede tidsplan.

Du kan læse en mere dybdegående gennemgang af kravene til digitale bogføringssystemer på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.

Hvem er omfattet af den nye bogføringslov?

Som hovedregel er alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark omfattet af den nye lov. Det gælder også erhvervsaktiviteter, der udøves i Danmark af udenlandske virksomheder.

Dog er virksomheder, der ikke er pligtige til at aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven, undtaget fra en række af de foreslåede krav til digitalisering af bogføringen, hvis nettoomsætningen i to på hinanden følgende indkomstår ikke overstiger 300.000 kr.

NB! Den nye bogføringslov ændrer ikke på, at foreninger, der udelukkende har et socialt, kulturelt, politisk eller humanitært formål og ikke tjener penge hertil ved erhvervsdrift, ikke er bogføringspligtige og dermed heller ikke er omfattet af kravet om at anvende et digitalt bogføringssystem.

Lovens krav til virksomhederne

Krav om brug af digitale bogføringssystemer

Virksomheder skal benytte et digitalt bogføringssystem, som opfylder en række overordnede krav. Udbydere af bogføringssystemer på det danske marked skal lade deres bogføringssystem registrere i Erhvervsstyrelsen (se tidsplan længere oppe). Anvender du et af disse systemer, er det udbyderens ansvar, at kravene i loven overholdes.

Virksomheder, der anvender et bogføringssystem, som ikke er registreret hos Erhvervsstyrelsen (fx specialudviklede eller udenlandske bogføringssystemer), er selv ansvarlige for at sikre, at systemet opfylder kravene.

Når virksomhedens årsrapport til Erhvervsstyrelsen indsendes, skal virksomheden indberette navn og CVR-nummer på udbyderen af det digitale bogføringssystem, som virksomheden anvender. Anvender virksomheden et system, der ikke er registreret i Erhvervsstyrelsen (fx et eget udviklet system), skal det konkrete system indberettes.

Kravene til brug af digitale bogføringssystemer bliver indført løbende over en årrække – se tidsplan længere oppe i artiklen.

E-fakturering

Det er hensigten, at der på sigt vil blive stillet krav om, at virksomheder skal gøre brug af e-fakturering ved køb og salg. Der er indført en bestemmelse i bogføringsloven, der medfører, at erhvervsministeren i samråd med skatteministeren, på et senere tidspunkt kan fastsætte regler, der stiller krav til brug af e-fakturering i virksomhederne.

Det er ikke noget, der indgår som et krav på nuværende tidspunkt. Dog er det allerede nu et krav, at de digitale bogføringssystemer, der skal anvendes efter loven, skal kunne understøtte brugen af e-fakturering.

Krav til løbende afstemninger i forbindelse med lovpligtige indberetninger

Virksomheder omfattet af kravene i den nye bogføringslov skal udarbejde afstemninger i forbindelse med lovpligtige indberetninger, hvilket omfatter:

1. Moms
2. Skatter
3. Afgifter
4. Års- eller delårsrapport

Afstemningerne skal foreligge senest på datoen for indberetningsfristen. Der er ikke krav om, at afstemningerne skal opbevares digital, men de skal kunne findes frem ved forespørgsel.

Krav om beskrivelse af bogføringsprocedurer

Virksomheder, der er omfattet af kravene om digital bogføring og opbevaring, skal udarbejde en beskrivelse af procedurer for bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale.

Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en skabelon, som kan anvendes til inspiration. Hvis en virksomhed allerede har en beskrivelse af deres procedurer, kan den fortsat anvendes evt. med enkelte tilpasninger.

Beskrivelsen skal være klar den 1. januar 2023 for virksomheder med kalenderårsregnskab. Virksomheder med andre regnskabsår skal efterleve kravet i deres førstkommende nye regnskabsår, som starter efter den 1. oktober 2022.

Det betyder, at de virksomheder, der havde årsafslutning den 30. september 2022, først skal efterleve kravet for det regnskabsår eller indkomstår, der starter den 1. oktober 2023.

Krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale

Det fremgår af bogføringsloven, at virksomheder, der er bogføringspligtige efter Bogføringsloven, og som efter årsregnskabsloven har pligt til at aflægge en årsrapport, eller som i to på hinanden følgende indkomstår har haft en nettosætning på over 300.000 kr., har pligt til i et digitalt bogføringssystem, at: 

• Registrere virksomhedens transaktioner
• Opbevare registreringer og de bilag, der dokumenterer registreringer 

Efter bogføringsloven er det derfor virksomheden, som har pligt til at sikre, at bilag, der dokumenterer virksomhedens transaktioner, opbevares i et digitalt bogføringssystem. 

Det er dog ikke alle bilag, som skal opbevares i et digitalt bogføringssystem, men bilag som det er sædvanligt at opbevare i almindeligt udbredte digitale bogføringssystemer. Det drejer sig om dokumentation for:

• Bogførte transaktioner, vedrørende køb og salg

Foruden ovennævnte to betingelser skal den dokumentation, som skal kunne opbevares i det digitalt bogføringssystem, desuden indeholde oplysninger i form af: 

• Udstedelsesdato
• Leverancens art
• Beløb
• Afsender og modtager, herunder navn og adresse.

Hvad er et digitalt bogføringssystem?

Et digitalt bogføringssystem er en digital service eller software, hvor virksomheder kan registrere transaktioner og opbevare registreringer og bilag -eller som minimum en fuldstændig sikkerhedskopi heraf på en server hos jer som udbyder eller hos en tredjepart. 

Det digitale bogføringssystem skal opfylde en række overordnede krav:

·         Systemet skal understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i 5 år.  

·         Systemet skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring samt sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag. 

·         Systemet skal understøtte automatisering af administrative processer, herunder ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer samt ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.

Kom nemt i gang med digital bogføring

Vi anbefaler, at man allerede nu sætter sig ind i de nye regler og overvejer, hvordan man når i mål med at leve op til dem. Især hvis man har et bogføringssystem af ældre dato kan implementering af et nyt system tage tid. 

I forbindelse med overgangen kan vores eksperter assistere med opsætning og optimering af digital bogføring i e-conomic eller andre onlinebaserede systemer eller gennemgå jeres nuværende set-up og komme med råd og vejledning til, hvordan I nemmest kommer godt i mål med kravene i den nye bogføringslov.

Som vi tidligere har omtalt i denne artikel kan man løbende ansøge SMV:Digital om tilskud til digitalisering. Du kan læse mere på SMV:Digital’s eget website.

Kontakt os endelig, hvis du har brug for hjælp.