Nyheder

Ny bogføringslov – krav om digital bogføring

insight featured image
Vi anbefaler, at man allerede nu sætter sig ind i de nye regler og overvejer, hvordan man når i mål med at leve op til den nye bogføringslov.
Contents
New Bookkeeping Act – requirements for digital bookkeeping
This article is available in English

New Bookkeeping Act – requirements for digital bookkeeping

Læs artiklen her

 

BEMÆRK: Beskrivelsen af bogføringsprocedurer skal være klar senest 1. januar 2023 for alle virksomheder, der har et regnskabsår/indkomstår, som følger kalenderåret.

I maj i 2022 vedtog folketinget en ny bogføringslov. Hovedoverskriften i den nye lov er digitalisering – krav om digital bogføring og digital opbevaring af bilag.

 

Hvem er omfattet af den nye bogføringslov?

Som hovedregel er alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark omfattet af den nye lov. Dette gælder også erhvervsaktiviteter, der udøves i Danmark af udenlandske virksomheder.

Dog undtages virksomheder der ikke er pligtige til at aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven, fra en række af de foreslåede krav til digitalisering af bogføringen, hvis nettoomsætningen i to på hinanden følgende indkomstår ikke overstiger 300.000 kr.

N.B. Den nye bogføringslov ændrer ikke på, at foreninger, der udelukkende har et socialt, kulturelt, politisk eller humanitært formål og ikke tjener penge hertil ved erhvervsdrift, ikke er bogføringspligtige og dermed heller ikke er omfattet af kravet om at anvende et digitalt bogføringssystem.

 

Hvornår træder loven i kraft?

Bogføringsloven trådte for de fleste bestemmelsers vedkommende i kraft den 1. juli 2022 med virkning fra denne dato. Dog vil bestemmelser vedrørende digitale bogføringssystemer først træde i kraft i henhold til nedenstående tidsplan.

Kravet om brug af et digitalt bogføringssystem træder for virksomheder med pligt til at aflægge årsrapport efter årsregnskabslovens regnskabsklasse B – D i kraft (tidligst) 1. januar 2024.

Kravet om brug af et digitalt bogføringssystem træder for øvrige bogføringspligtige virksomheder (fx regnskabsklasse A) med en nettoomsætning over 300.000 kr. i kraft (tidligst) 1. januar 2026.

 

Lovens krav til virksomhederne

Krav om brug af digitale bogføringssystemer

Virksomheder skal benytte et digitalt bogføringssystem som opfylder en række overordnede krav. Udbydere af bogføringssystemer på det danske marked skal lade deres bogføringssystem registrere i Erhvervsstyrelsen. Anvender du et af disse systemer er det udbyderens ansvar at kravene i loven overholdes

Virksomheder, der anvender et bogføringssystem, som ikke er registreret hos Erhvervsstyrelsen (fx specialudviklede eller udenlandske bogføringssystemer), er selv ansvarlige for at sikre, at det anvendte bogføringssystem opfylder kravene.

I forbindelse med indsendelse af virksomhedens årsrapport til Erhvervsstyrelsen skal virksomheden indberette navn og CVR-nummer på udbyderen af det digitale bogføringssystem, som virksomheden anvender. Anvender virksomheden et system, der ikke er registreret i Erhvervsstyrelsen (fx et eget udviklet system), skal der indberettes, hvilket system der er tale om.

Kravene til brug af digitale bogføringssystemer bliver indført løbende over en årrække og vil tidligst gælde fra den 1. januar 2024 for virksomheder i regnskabs-klasserne B-D og fra d. 1. januar 2026 for virksomheder i regnskabsklasse A.

 

E-fakturering

Det er hensigten, at der på sigt vil blive stillet krav om, at virksomheder skal gøre brug af e-fakturering vedrørende køb og salg. Der er indført en bestemmelse i bogføringsloven, hvorefter erhvervsministeren, i samråd med skatteministeren, på et senere tidspunkt kan fastsætte regler, der kræver brugen af e-fakturering i virksomhederne.

Det er ikke noget, der indgår som et krav på nuværende tidspunkt.

Det er dog allerede nu et krav, at de digitale bogføringssystemer, der skal anvendes efter loven, skal kunne understøtte brugen af e-fakturering.

 

Krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale

Der vil blive stillet krav om at virksomhedens registreringer og bilag opbevares digitalt. Det er ikke alle bilag, som skal opbevares i et digitalt bogføringssystem, men kun de bilag som det til enhver tid er sædvanligt at opbevare i almindeligt udbredte digitale bogføringssystemer.

Vi afventer Erhvervsstyrelsens nærmere regler herom/præcisering heraf ved bekendtgørelse, men vi forventer at kravet om digitalopbevaring kommer til at omfatte købs- og salgsbilag.

Regnskabsmateriale omfatter udover bilag og bogføring blandt andet også dokumentation for indhold i noter og ledelsesberetning, skøn i årsrapporten, frivillige regnskaber til eksternt brug m.m. Dette yderligere materiale skal opbevares i 5. år, men der foreligger ikke et krav til digital opbevaring.

Opbevaring kan ske på en server hos en udbyder eller hos en tredjepart. Der er krav om, at der løbende tages en digital sikkerhedskopi af bogføring og bilag, som skal opbevares på betryggende vis.

 

Krav til løbende afstemninger i forbindelse med lovpligtige indberetninger

Virksomheder omfattet af kravene i den nye bogføringslov skal udarbejde afstemninger i forbindelse med lovpligtige indberetninger, hvilket omfatter:

1) moms

2) skatter

3) afgifter

4) års- eller delårsrapport

Afstemningerne skal foreligge senest på datoen for indberetningsfristen. Der er ikke krav om at afstemningerne skal opbevares digital, men de skal kunne findes frem ved forespørgsel.

 

Krav om at virksomheder skal udarbejde en beskrivelse af bogføringsprocedurer

Virksomheder, der er omfattet af kravene om digital bogføring og opbevaring, skal udarbejde en beskrivelse af procedurer for bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale.

Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en skabelon som kan anvendes til inspiration til ovenstående beskrivelse. Såfremt en virksomhed allerede har en beskrivelse af deres procedurer, kan denne fortsat anvendes evt. med enkelte tilpasninger.

Beskrivelsen skal foreligge 1. januar 2023 for virksomheder med kalenderårsregnskab. Virksomheder med andre regnskabsår skal efterleve kravet i deres førstkommende nye regnskabsår, som starter efter 1. oktober 2022.

Det betyder, at de virksomheder, der havde årsafslutning den 30. september 2022, først skal efterleve kravet for det regnskabsår eller indkomstår, der starter 1. oktober 2023.

 

Vi anbefaler, at man allerede nu sætter sig ind i de nye regler og overvejer, hvordan man når i mål med at leve op til de nye regler, hvis man har et bogføringssystem af ældre dato, tager implementering af et nyt system tid.