Skattefri kørselsgodtgørelse opleves ofte som en rutinesag: Der køres, registreres, og kilometergodtgørelsen tikker ind. I 2026 kan der pr. arbejdsgiver udbetales 3,94 kr. pr. km for de første 20.000 km og 2,28 kr. pr. km derover.
Men lige netop her opstår mange af de sager, hvor både medarbejder og arbejdsgiver ender med en markant ekstraregning, fordi kørebogen ikke kan holde til et møde med Skattestyrelsen.
Elektroniske systemer hjælper med registrering, men de løser ikke opgaven alene. Dokumentationen skal stadig være præcis, og arbejdsgiver skal kunne stå inde for den kontrol, der er foretaget.
Elektronisk kørebog er kun et hjælpemiddel
En elektronisk kørebog registrerer dato, rute og kilometer automatisk. Den del fungerer typisk fint. Men systemet ved intet om, hvad der faktisk sker på turen, og det er netop her, kravene skærpes.
En kørebog eller køreseddel skal mindst indeholde:
- Medarbejderens navn, adresse og cpr.nr.
- Dato for kørslen
- Destination og eventuelle stop undervejs
- Det erhvervsmæssige formål med turen
- Antal kørte erhvervsmæssige kilometer
- Anvendt sats og beregnet godtgørelse
- Bilens registreringsnummer og bekræftelse på, at der køres i egen eller samlevers bil
Uden disse grundoplysninger er det svært at overbevise Skattestyrelsen om, at kørslen reelt er erhvervsmæssig.
Formålet med turen afgør ofte sagen
Den svageste del af kørebøgerne er ofte beskrivelsen af formålet. Generelle beskrivelser som ”kundebesøg” eller ”erhvervsmæssig kørsel” siger meget lidt om, hvorfor turen var nødvendig for at udføre arbejdet.
Et ejendomsselskab kan for eksempel have mange ture til den samme adresse. Hvis alle ture blot er angivet som ”besigtigelse af ejendom X”, bliver dokumentationen tynd. En formulering som ”besigtigelse af ejendom X på grund af vandskade i kælder” eller ”lejergennemgang før fraflytning” gør det langt tydeligere, at der er en konkret arbejdsmæssig opgave knyttet til kørslen.
Jo mere præcist formålet bliver beskrevet, desto stærkere står sagen, hvis Skattestyrelsen beder om forklaring.
Arbejdsgiver skal kunne dokumentere kontrol
Selv en detaljeret kørebog kan blive tilsidesat, hvis arbejdsgiver ikke har ført – og kan dokumentere – den nødvendige kontrol. Kravet om kontrol betyder, at arbejdsgiver aktivt skal forholde sig til blandt andet:
- om antal kørte kilometer virker realistisk
- om formålet med turene er beskrevet tilstrækkeligt
- om der faktisk køres i medarbejderens eller samlevers bil
Det er ikke nok at sige, at der føres kontrol. Der skal være spor efter den, for eksempel i form af godkendelse af køresedler og procedurer, der viser, hvordan kontrollen udføres. Da ejerskab til bilen ikke kan tjekkes i et offentligt register, medmindre der er tale om en bil med iboende pant, synes denne kontrol imidlertid svær at opfylde.
En arbejdsgivers pligt til at dokumentere en ansats ejerskab af en bil i forbindelse med udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse er hverken fastsat i lovgivningen eller i Skatterådets retningslinjer.
Hvis der er tale om en bil uden pant, som derfor ikke kan findes i offentlige registre, anbefaler vi, at arbejdsgiveren indhenter en tro- og love-erklæring fra den ansatte om, at vedkommende ejer den bil, der anvendes til kørslen.
Mange aktuelle sager falder ud til Skattestyrelsens fordel, netop fordi arbejdsgiver ikke kan dokumentere den kontrol, der efter reglerne forudsættes.
Når godtgørelse og indtægt ikke hænger sammen
Skattefri kørselsgodtgørelse forudsætter, at der er tale om indtægtsgivende arbejde. Derudover skal der være en rimelig balance mellem den indtægt, der tjenes, og den kørselsgodtgørelse, der udbetales. En godtgørelse, der er væsentligt højere end den tilhørende indkomst, vil næsten altid udløse skærpet interesse fra Skattestyrelsen.
Der findes ingen fast beløbsgrænse, men et eksempel som 60.000 kr. i skattefri kørselsgodtgørelse til en indtægt på 30.000 kr. vil typisk kræve en meget overbevisende forklaring.
Har du brug for rådgivning?
En enkel måde at teste, om praksis er robust, er at udvælge én lønperiode og lade en rådgiver gennemgå lønsedler og tilhørende køresedler. På den måde kan svage punkter i proceduren blive identificeret, før de udvikler sig til en sag med efteropkrævning, renter og eventuelle bøder.
Hvis der er usikkerhed om, hvorvidt kørebøger og kontrolprocedurer kan holde til en skattekontrol, kan Grant Thorntons skatteafdeling gennemgå ordningen og pege på de justeringer, der skal til for at overholde reglerne om skattefri kørselsgodtgørelse.
