Registreringen skal blandt andet være med til at sikre, at gældende hviletidsregler overholdes, og at ansatte ikke arbejder mere end 48 timer om ugen i gennemsnit set over en periode på fire måneder – den såkaldte 48-timers-regel. Vær opmærksom på, at hvis arbejdsmiljølovens regler ikke overholdes af arbejdsgiveren, kan arbejdstilsynet pålægge bøder og udstede påbud.
I forhold til det oprindelige lovforslag er den endelige lov blevet suppleret med to væsentlige præciseringer:
- Medarbejderne er kun forpligtet til at registrere afvigelser fra den aftalte og/eller skemalagte arbejdstid.
- Lovforslaget kræver kun registrering af medarbejdernes samlede daglige arbejdstid uden at der skal specificeres i hvilket tidsrum, at arbejdet er udført.
Præciseringerne betyder, at arbejdsgivere kan lette arbejdet for medarbejderne ved at udfylde den samlede daglige arbejdstid på forhånd, så medarbejderne kun skal godkende registreringen og justere, hvis der er afvigelser i forhold til det præudfyldte.
Dét skal tidsregistreringssystemet kunne
Hvordan arbejdsgivere vælger at dokumentere, systematisere og registrere de ansattes arbejdstid er op til den enkelte. Der er dog nogle krav, som skal overholdes. Først og fremmest skal systemet være objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Derudover skal medarbejderen have adgang til egne oplysninger i arbejdstidsregistreringssystemet. De registrerede oplysninger skal opbevares hos arbejdsgiver i fem år.
Tidsregistrering og GDPR
Når medarbejderne registrerer deres arbejdstid, skal reglerne for GDPR selvfølgelig overholdes. Derfor er det vigtigt, at man implementerer de nye arbejdsgange i virksomhedens GDPR-processer, så dokumentationen efterlever de gældende krav. Derudover skal virksomhedens gældende GDPR-fortegnelse opdateres, og medarbejderne skal informeres herom forud for implementeringen af tidsregistrering.
Overholdes GDPR-reglerne ikke kan en virksomhed idømmes bøder på op til 4% af deres globale årlige omsætning.
Selvtilrettelæggere kan undtages kravet
Som en del af lovforslaget kan selvtilrettelæggere fritages kravet om tidsregistrering. En selvtilrettelæggers arbejde kan ikke måles og/eller fastsættes på forhånd, og de har ofte en betydelig grad af frihed og mulighed for selv at fastsætte arbejdstiden. Har man som arbejdsgiver en selvtilrettelægger ansat, der ikke skal registrere arbejdstid, skal det fremgå af den ansattes ansættelsesbevis.
Baggrund for lovkravet om tidsregistrering
Den nye lov om tidsregistrering er vedtaget på baggrund af en EU-dom fra 2019 i den såkaldte Deutsche Bank-sag. Her blev alle medlemsstater pålagt at indføre et krav om, at alle virksomheder implementerer et tidsregistreringssystem, hvori medarbejdere kan registrere deres daglige arbejdstid.
Implementeringsarbejdet bør starte nu
Udvikling og implementering af tidsregistreringssystemer er omfattende. Derfor anbefaler vi, at processen påbegyndes hurtigst muligt, således at man som virksomhed er klar til at tidsregistrere, når lovkravet træder i kraft den 1. juli 2024.
I Grant Thornton kan vi hjælpe med at identificere et relevant tidsregistreringssystem, rådgive om brugen samt den endelige implementering i din virksomhed.
Spørgsmål?
Tag fat i din revisor eller kontakt os via kontaktformularen her.